Le pilotage par l’effort est une fonctionnalité (pour ne pas dire un concept) aussi essentielle dans Microsoft Project que méconnue par bon nombre d’utilisateurs de l’outil de planification.
Dans le cadre de nombreux projets (et pour la majorité des tâches qui les composent), l’estimation de la charge est déterminante et sert ensuite à évaluer les délais des tâches, en fonction des ressources disponibles. Quand un chef de projet demande un conseil avisé à un expert pour l’estimation des tâches d’une tâche, celui-ci répond le plus souvent ainsi : « Il y en a pour x jours de boulot« . Ces jours représentent non pas (il ne faut surtout pas se tromper) un délai mais une charge de travail !
Dès lors, cette estimation peut être intégrée au planning par le chef de projet et en aucun cas, lors de l’affectations des ressources, cette charge ne devra être recalculée par Microsoft Project.
Pour s’en assurer, l’utilisateur doit modifier le type de tâche et choisir « Travail fixe » afin que le travail ne soit pas recalculé par Project. Si le travail est fixé, il est « sanctuarisé » et seul l’utilisateur pourra modifier sa valeur.
Choisir le « Travail fixe » a une autre conséquence : la tâche devient alors automatiquement (et obligatoirement) « pilotée par l’effort ». Cette option de pilotage par l’effort (appelée aussi pilotage par la charge) permet, lorsque le chef de projet effectue des affectations successives de ressources, que la charge soit partagée entre les ressources. En conséquence, la durée de la tâche est revue (selon l’équation éternelle : Travail = Durée x Capacité).
Dans d’autres cas de figure, les affectations de ressources successives ne doivent pas avoir pour conséquence le partage de la charge (et donc la réduction de la durée) mais l’inverse : conserver la même durée et ajouter une charge supplémentaire induite par l’affectation de nouvelles ressources sur la tâche. Dans ce cas, il est nécessaire que la fonction pilotage par l’effort soit désactivée ! Je cite souvent en formation l’exemple d’une tâche qui pourrait s’appeler « Séminaire » : une telle tâche n’est jamais pilotée par la charge. C’est dans ce cas la durée qui est fixée d’emblée (et ne variera pas en fonction du nombre d’utilisateurs). Et en quelque sorte, y affecter des participants permet de déterminer le coût en jours-hommes du séminaire.
Quelques éléments clés :
- une tâche de type « Travail fixe » est obligatoirement pilotée par l’effort ;
- une tâche de type « Durée fixe » ne doit pas être pilotée par l’effort (même si l’outil le permet). En cas de nouvelles affectations sur une tâche ainsi paramétrée, un message d’avertissement apparaîtra le plus souvent. Microsoft Project ne peut comprendre : il lui est indiqué que la durée ne doit pas être recalculée (Durée fixe) mais qu’en cas d’affectations successives, la charge doit être partagée pour réduire la durée (Pilotage par l’effort) !
Vincent Capitaine
Blog consacré aux solutions de gestion de projet Microsoft 